檔案信息一般以紙質文件的形式存儲在檔案中，查找和檢索非常耗時和繁瑣，檔案的存儲空間大，維護不方便。備份文件需要大量的人力物力，手工處理更不可靠。因此，將傳統檔案管理轉變為檔案數字化管理是一種趨勢，符合互聯網趨勢和時代發展的要求。

　　檔案數字化是一種新型的檔案信息管理模式，它將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式連接，通過計算機系統進行管理，形成有序結構的檔案信息庫，可以及時提供和利用，實現資源共享。

　　檔案數字化的作用：

　　1.更換原件，有效延長原件的保存時間。

　　2.保留部分數字化副本。長期或永久保存的重要檔案應通過數據備份制作成多份數字副本，并保存在備份分地

　　3.恢復檔案材料模糊的字跡。對于字跡模糊或褪色的文件，可以通過計算機掃描和其他處理技術恢復模糊或褪色的字跡。

　　4.提高辦公效率。數字文件管理使數據能夠及時歸檔并盡快提供使用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經濟效益，檔案數字化管理使傳統紙質檔案信息對象變成機讀檔案，既節約了存儲成本，又節省了占用空間，查閱方便快捷，避免了重復打印材料造成的紙張和人員浪費。

　　實現檔案數字化，提高檔案部門服務水平，為檔案內部管理和客戶服務提供高效、全面的服務。

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